Как заверить трудовую книжку в 2025 году: образец, порядок

Обновлено: 03.12.2019

Нашли ошибку?

В соответствие со ст. 62 ТК РФ работник вправе получить копии и выписки любых документов, связанных с трудовой деятельностью, в том числе трудовой книжки. Правила оформления и заверения копии трудовой книжки должны соответствовать ТК РФ и стандарту ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Как запросить и получить копию трудовой книжки

Для получения заверенной копии трудовой книжки работник должен обратиться с письменным заявлением к работодателю. Цель получения копии указывать в заявлении не обязательно. Срок оформления и выдачи заверенной копии не может превышать 3 рабочих дней, а платить за этот работник не должен.

Трудовая книжка находится на ответственном хранении у работодателя только в период действия трудового договора. Делать копию и заверять ее в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 будет специалист предприятия, на которого возложены такие обязанности (как правило, этим занимается кадровая служба или делопроизводство).

Получить копию трудовой книжки можно на руки, о чем ставится подпись в личном деле. По просьбе работника копию могут направить по почте (например, если сотрудник находится в длительной командировке). Также копию документа может получить представитель, если ему выдана доверенность.

Если заверенная копия трудовой книжки нужна в период нетрудоспособности или после увольнения, нужно обращаться в нотариальную контору. Чтобы нотариус удостоверил тождество, нужно представить оригинал трудовой книжки. Услуги по удостоверению платные, а тариф определяется прейскурантом нотариуса.

8 (800) 101-46-29 - консультация юриста по телефону или в чате

Как правильно сделать копию трудовой

Выдача копий допускается в письменной или электронной форме. В первом случае кадровик снимает копию со всех заполненных страниц трудовой книжки стандартными техническими средствами (например, ксерокс). Качество копии должно позволять читать содержание записей, подписей и печатей без дополнительного специального оборудования. На страницу копии должна попасть вся информация оригинала (строки, графы, номера и наименование строк и т. д.).

В электронном виде копия выдается, если такое требование указано в заявлении работника, а у предприятия есть техническая возможность удостоверения документов ЭЦП. Если предприятие не имеет цифровой подписи, в ответе на заявлении нужно указать на невозможность заверения электронной копии документа.

При снятии копии с трудовой книжки и подготовки ее к заверению нужно учитывать следующие правила:

при создании копии на двух и более страницах, второй и последующие листы нумеруют;
номера страниц проставляются посередине верхнего поля копии на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа;
допускается создание копий на лицевой и оборотной сторонах листа (ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне должны быть равны).

После снятия копий все листы должны быть прошиты в порядке нумерации. Сложенные листы сшиваются по левому краю, а края ниток заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать запись, а частично лист копии.

Как заверить копию трудовой книжки

Перечень сведения для заверения копии трудовой книжки может быть обязательным и рекомендуемым. К обязательным правилам удостоверения копий закон относит:

на копии ставится отметка «Верно»;
указывается Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за оформление кадровых документов;
указывается дата заверения;
указывается на место нахождения и хранения оригинала трудовой книжки.

Если копия сделана на одной странице, сведения о заверении указываются только на нем. Если копия сделана на двустороннем листе, заверяются обе стороны. Для прошитой и пронумерованной копии отметку о заверении можно поставить на бумаге, которой скреплены нитки сшивания.

Для внутреннего документооборота на предприятии может устанавливаться дополнительный (рекомендуемый) состав сведений.